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Retour sur les règles applicables à la prise en charge des frais de transport domicile-lieu de travail (transports publics, « prime transport » et forfait mobilités durables) à la lecture du BOSS.

Frais de transports publics ou de location de vélo : prise en charge obligatoire

Participation obligatoire : rappels.

L’employeur doit, sous peine d’amende de 4e classe (c. trav. art. R. 3261-16), prendre en charge 50 % du prix des titres d’abonnements souscrits par ses salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail accomplis au moyen (c. trav. art. L. 3261-2 et R. 3261-1) :

-de transports publics de personnes ;

-ou de services publics de location de vélos (type Vélib’).

L’employeur doit également prendre en charge 50 % du prix des titres d’abonnement des stagiaires, y compris pour les stages de moins de 2 mois (c. éduc. art. L. 124-13).

Titres concernés.

Les titres concernés sont (c. trav. art. R. 3261-1 et R. 3261-2) :

-les abonnements multimodaux à nombre de voyages illimités, les abonnements annuels, mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite à nombre de voyages illimité ;

-les cartes et abonnements mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite à nombre de voyages illimité ; ;

-les abonnements à un service public de location de vélos.

Le BOSS précise que rentrent dans la première catégorie précitée les abonnements à un service de transport de type taxi collectif à condition que la société qui assure ledit transport ait passé une convention avec l’autorité organisatrice de la mobilité territorialement compétente (BOSS, Frais professionnels, § 570, 01/01/2022).

Le coût des réservations exposées à chaque voyage par les salariés bénéficiaires d’un abonnement SNCF (ex. : TGV) est exclu du dispositif (BOSS, Frais professionnels, § 570, 01/01/2022). Il en va de même des billets à l’unité (ils peuvent en revanche relever du forfait mobilités durables s’il est mis en place, voir plus loin).

Étendue de la prise en charge.

L’employeur n’est tenu de prendre en charge que les titres de transport permettant de réaliser, dans le temps le plus court, les déplacements entre la résidence habituelle et le lieu de travail du salarié et sur la base du tarif de 2e classe (BOSS, Frais professionnels, § 580, 01/01/2022).

Trajet concerné.

Le trajet n’a ni à être le plus court en distance, ni à être le plus direct. Si plusieurs abonnements à des services publics de transport en commun ou de location de vélos sont nécessaires à la réalisation du trajet, l’employeur doit prendre en charge 50 % du coût de ces différents titres d’abonnement (BOSS, Frais professionnels, § 600, 01/01/2022).

L’employeur doit prendre en charge 50 % d’un titre hebdomadaire SNCF et d’un abonnement au réseau de bus urbains pour un salarié qui utilise ces deux modes de transport pour venir travailler.

Résidence habituelle, double résidence.

La prise en charge concerne le trajet résidence habituelle du salarié/lieu de travail. La notion de résidence habituelle doit s’entendre du lieu où le salarié réside pendant les jours travaillés, y compris si sa résidence habituelle est éloignée du lieu de travail par convenance personnelle (BOSS, Frais professionnels, §§ 520, 530 et 780, 01/08/2021).

Ainsi, un salarié ayant une double résidence, par exemple la semaine à Paris où il travaille et le week-end dans la région où réside sa famille, doit être considéré comme ayant sa résidence habituelle à Paris. Il n’ouvre donc pas droit à la prise en charge obligatoire de son titre d’abonnement pour les trajets entre la résidence de sa famille et Paris. Il bénéficie uniquement de la prise en charge de son titre de transport au titre de ses déplacements de son domicile (stable) parisien à son lieu de travail.

À l’inverse, un salarié n’ayant pas de double résidence mais qui travaille la semaine en région parisienne (ex. : il y est hébergé par de la famille) et dispose d’une résidence habituelle en province, peut demander un remboursement de ses frais d’abonnement à un service de transport en commun au titre des trajets réalisés le week-end ou pour ses congés entre son lieu de travail et sa résidence, qui constitue sa seule résidence habituelle (BOSS, Frais professionnels, § 780, 01/08/2021).

Travailleurs frontaliers.

Les travailleurs frontaliers qui résident dans un pays limitrophe et travaillent en France sont susceptibles d’ouvrir droit à la prise en charge obligatoire dans les mêmes conditions que les salariés qui résident et travaillent en France dès lors qu’ils relèvent des législations françaises du travail et de sécurité sociale et qu’ils utilisent des titres d’abonnement visés par le dispositif (BOSS, Frais professionnels, § 550, 01/01/2022).

Salariés à temps partiel et à employeurs multiples.

Les salariés à temps partiel bénéficient de la prise en charge à 50 % du titre d’abonnement s’ils travaillent au moins la moitié de la durée légale hebdomadaire (ou conventionnelle si elle lui est inférieure). S’ils travaillent moins, ils ont droit à une prise en charge calculée au prorata du nombre d’heures travaillées par rapport à la moitié de la durée du travail à temps complet (c. trav. art. R. 3261-9).

La durée hebdomadaire de travail dans une entreprise est fixée à 35 heures. La prise en charge par l’employeur d’un abonnement mensuel, dont le prix est de 68,60 €, s’effectue comme suit :

· pour un temps partiel de 20 heures par semaine : 68,60 × 50 % = 34,30 € ;

· pour un temps partiel de 12 heures par semaine : (68,60 × 50 %) × 12/17,5 = 23,52 €.

Ces modalités particulières de prise en charge pour les salariés à temps partiel s’appliquent également aux salariés ayant plusieurs employeurs (BOSS, Frais professionnels, § 650, 01/01/2022).

Les salariés dont la durée du travail est fixée par une convention de forfait en jours ne sont pas des salariés à temps partiel au sens du code du travail. Par conséquent, les salariés sous forfait jours qui travaillent moins de 218 jours par an ouvrent droit à la prise en charge de leur titre de transport dans les mêmes conditions que les salariés à temps complet (BOSS, Frais professionnels, § 640, 01/01/2022).

Salariés exerçant leur activité sur plusieurs lieux de travail.

Les salariés qui exercent leur activité sur plusieurs lieux de travail au sein d’une entreprise qui n’assure pas le transport entre ces différents lieux de travail, ni entre ces lieux et leur résidence habituelle, peuvent prétendre à la prise en charge de leurs titres de transport permettant de réaliser l’ensemble de leurs déplacements imposés entre leur résidence et les différents lieux de travail, ainsi qu’entre ces lieux de travail (c. trav. art. R. 3261-10).

Salariés en télétravail.

Dans ses « questions-réponses » sur le télétravail en période de covid-19, le ministère du Travail indique que l’obligation de prise en charge à 50 % des frais d’abonnement aux transports publics s’applique dans les conditions habituelles lorsque le télétravail s’effectue par alternance (ex. : 1 ou 2 jours par semaine ou une semaine sur deux), sans abattement des jours en télétravail.

En revanche, lorsque le salarié est placé en situation de télétravail à domicile « en continu » sur le mois ou la semaine, l’employeur n’est pas tenu à cette obligation de prise en charge, dès lors que le salarié n’a eu aucun trajet à effectuer durant la période considérée (hebdomadaire ou mensuelle selon le titre d’abonnement). Toutefois, les employeurs sont invités à maintenir la prise en charge pour les salariés titulaires d’un abonnement annuel qui n’ont pas pu procéder à la suspension de leur contrat d’abonnement pour le(s) mois non utilisé(s), et ont donc supporté son coût (questions-réponses « Télétravail en période de Covid-19 », version du 5.01.2022, www.travail-emploi.gouv.fr).

Embauche ou départ de l’entreprise.

En cas d’embauche ou de départ du salarié au cours de la période de validité du titre, la prise en charge obligatoire des frais de transport est limitée à la période couverte par le contrat de travail (BOSS, Frais professionnels, § 660, 01/01/2022).

Refus de prise en charge.

L’employeur peut refuser la prise en charge si :

-le salarié n’engage pas de frais pour le transport domicile-lieu de travail : l’employeur organise lui-même le transport des salariés ou la résidence du salarié est située au même endroit que le lieu de travail (BOFiP-RSA-CHAMP-20-30-10-20-§ 100-28/05/2021) ;

-le salarié perçoit déjà des indemnités représentatives de frais pour ses déplacements entre sa résidence habituelle et son ou ses lieux de travail d’un montant au moins égal à 50 % du coût du titre (c. trav. art. R. 3261-8).

Cette dernière disposition a pour objet de tenir compte de l’existence, dans certaines entreprises ou branches professionnelles, de dispositifs de prise en charge des frais de déplacements entre la résidence habituelle et le lieu de travail prévus par convention ou accord collectif (BOSS, Frais professionnels, § 800, 01/01/2022). Si la prime de transport conventionnelle est d’un montant inférieur à l’obligation légale de remboursement de 50 % des frais de transports publics des salariés, l’employeur, afin de respecter ses obligations légales, doit :

-soit compléter la prime conventionnelle à hauteur de 50 % du montant des frais de transport engagés par le salarié : cette prise en charge est alors exclue de l’assiette des cotisations dans les conditions prévues pour la prise en charge obligatoire ;

-soit verser la prime conventionnelle et rembourser 50 % des frais de transports publics engagés : dans cette hypothèse, le total des sommes versées est exclu de l’assiette sociale dans les conditions prévues pour chaque dispositif.

L’employeur doit être en mesure de justifier les frais réellement exposés et notamment, pour la prime conventionnelle versée aux salariés résidant dans une autre région que celle où ils travaillent, que l’éloignement entre le domicile et le lieu de travail ne relève pas de la convenance personnelle mais de contraintes familiales ou liées à l’emploi (BOSS, Frais professionnels, § 810, 01/01/2022).

Conditions du remboursement.

La prise en charge des frais de transport par l’employeur est subordonnée à la remise ou, à défaut, à la présentation des titres par le salarié et de la copie de l’abonnement souscrit par le salarié. Ces titres doivent permettre d’identifier le titulaire et être conformes aux règles de validité définies par la personne chargée de la gestion du service public de transport collectif ou de location de vélos (BOSS, Frais professionnels, § 710, 01/01/2022).

Lorsque le titre d’abonnement à un service public de location de vélos ne comporte pas les noms et prénoms du bénéficiaire, une attestation sur l’honneur du salarié valable pour l’année suffit pour ouvrir droit à la prise en charge des frais d’abonnement précisant les éléments nécessaires au calcul du montant de la prise en charge, notamment le domicile de l’intéressé et le mode d’abonnement qu’il utilise (BOSS, Frais professionnels, § 720, 01/01/2022).

Pour les salariés intérimaires, une attestation sur l’honneur adressée à l’entreprise de travail temporaire suffit (BOSS, Frais professionnels, § 730, 01/01/2022).

Lorsque les titres de transport sont enregistrés sur une carte magnétique remise au titulaire en échange d’un formulaire de souscription, certains documents valent pièce justificative. Deux cas sont envisagés par l’administration (BOSS, Frais professionnels, § 740, 01/01/2022) :

-les utilisateurs d’abonnements mensuels ou hebdomadaires qui procèdent pour chaque période à l’enregistrement de leur titre de transport sur leur carte magnétique peuvent obtenir du transporteur une facture qui, si elle n’est pas nominative, porte le numéro de leur carte ;

-les titulaires d’abonnement annuel qui procèdent au paiement de leurs frais de transport par prélèvements mensuels reçoivent chaque année du transporteur une attestation nominative de versement : s’ils ne disposent pas de cette attestation, ils peuvent demander au transporteur une facture annuelle faisant apparaître leur nom et le numéro de leur carte.

Est également admise comme pièce justificative l’attestation collective trimestrielle de l’organisme de transports publics pris par la majorité des salariés d’une société, sous réserve que les informations qu’elle mentionne permettent d’identifier salarié par salarié la nature de l’abonnement souscrit et le prix payé (BOSS, Frais professionnels, § 750, 01/01/2022).

Délai de remboursement.

L’employeur doit procéder au remboursement des titres d’abonnement au plus tard à la fin du mois suivant celui pour lequel ceux-ci ont été validés (c. trav. art. R. 3261-4). Les titres d’abonnement annuel font l’objet d’une prise en charge répartie mensuellement sur la période d’utilisation.

Régime social.

La prise en charge obligatoire de 50 % est exonérée de cotisations (c. séc. soc. art. L. 136-1-1, III, 4° d et L. 242-1), même en cas d’application d’une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels (BOSS, Frais professionnels, § 760, 01/01/2022).

L’employeur peut prendre en charge une fraction du coût de l’abonnement supérieure aux 50 % imposés par la loi. Dans ce cas, le montant total de la prise en charge est exonéré dans la limite des frais réellement engagés. Pour les salariés qui travaillent dans une autre région que celle où ils résident, cette exonération de la part supérieure à 50 % suppose que l’éloignement de leur résidence de leur lieu de travail ne relève pas de la convenance personnelle mais de contraintes liées à l’emploi (difficulté de trouver un emploi, précarité ou mobilité de l’emploi, mutation suite à une promotion, déménagement de l’entreprise, multi-emplois) ou familiales (prise en compte du lieu d’activité du conjoint, concubin ou partenaire pacsé, état de santé du salarié ou d’un membre de sa famille, scolarité des enfants). Cette condition est appréciée au cas par cas (BOSS, Frais professionnels, § 770, 01/01/2022).

Ce remboursement facultatif, au-delà du minimum de 50 %, doit être réintégré dans l’assiette des cotisations (mais pas dans la base CSG/CRDS) en cas d’application d’une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels.

La participation de l’employeur au-delà de la part obligatoire est imposable à l’impôt sur le revenu (BOFiP-RSA-CHAMP-20-30-10-20-§ 220-28/05/2021).

Règles de cumul.

La prise en charge obligatoire des frais d’abonnement aux transports publics ou de location de vélos n’est pas cumulable avec la prime transport (voir ci-après) (c. trav. art. L. 3261-3). Elle peut en revanche se cumuler avec le forfait mobilités durables, dans une certaine limite (voir plus loin), mais l’avantage résultant de ces deux prises en charge ne peut dépasser ni 600 € par an, ni le montant de la prise en charge obligatoire lorsque celle-ci excède déjà ce montant (CGI art. 8119° ter. b).

Frais de transports personnels : la « prime transport »

Prise en charge facultative.

Les employeurs peuvent verser une prime à leurs salariés pour prendre en charge les frais de carburant (essence, diesel), ainsi que les frais d’alimentation de véhicules électriques, hybrides rechargeables ou à hydrogène, exposés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail (c. trav. art. L. 3261-3).

Dès lors que l’employeur met en œuvre la mesure, il doit en faire profiter l’ensemble de ses salariés selon les mêmes modalités et en fonction de la distance entre le domicile et le lieu de travail (c. trav. art. R. 3261-11).

Rien n’interdit, donc, à l’employeur de moduler cette prise en charge en fonction de la distance séparant le domicile du lieu de travail. En revanche, il ne peut pas totalement exclure les salariés pour lesquels il estimerait la distance trop importante (BOSS, Frais professionnels, § 920, 01/01/2022).

Salariés concernés.

La prime transport peut être versée aux salariés contraints d’utiliser leur véhicule personnel parce que (c. trav. art. L. 3261-3) :

-leur résidence habituelle ou leur lieu de travail est situé dans une commune non desservie par un service public de transport collectif régulier ou un service privé mis en place par l’employeur, ou bien n’est pas inclus dans le périmètre d’un plan de mobilité obligatoire ;

-ou leurs horaires de travail ne leur permettent pas d’utiliser les transports collectifs.

Le dispositif est ouvert aux travailleurs frontaliers qui résident dans un pays limitrophe et travaillent en France dès lors, d’une part, qu’ils relèvent des législations françaises du droit du travail et de la sécurité sociale et, d’autre part, qu’ils respectent l’un des critères d’éligibilité ci-dessus mentionnés (BOSS, Frais professionnels, § 870, 01/01/2022).

Salariés et stagiaires exclus.

Dans tous les cas, ne peuvent y prétendre les salariés entrant dans l’une des 3 catégories suivantes (c. trav. art. R. 3261-12) :

-ceux disposant d’un véhicule mis à disposition permanente par l’employeur avec prise en charge des dépenses de carburant ou d’alimentation électrique ;

-ceux qui sont logés dans des conditions telles qu’ils ne supportent aucun frais de transport pour se rendre à leur travail ;

-ceux dont le transport est assuré gratuitement par l’employeur.

Les stagiaires ne sont pas concernés par la « prime transport ». Toutefois, ils peuvent bénéficier d’indemnités kilométriques au titre du trajet domicile-lieu de stage. Cette prise en charge n’est pas prise en compte pour l’appréciation de la franchise de cotisations (BOSS, Frais professionnels, § 1010, 01/01/2022). Ils peuvent aussi bénéficier du forfait mobilités durables (voir plus loin).

Salarié à temps partiel et multi-employeurs.

Le salarié à temps partiel qui est employé pour un nombre d’heures au moins égal à la moitié de la durée légale hebdomadaire (ou conventionnelle si elle lui est inférieure) a droit à une prise en charge équivalente à celle d’un salarié à temps complet. Le salarié qui est occupé pour une durée du travail moindre ouvre droit à une prise en charge calculée à due proportion du nombre d’heures travaillées par rapport à la moitié de la durée du travail à temps complet (c. trav. art. R. 3261-14).

Les règles fixées pour les salariés à temps partiel s’appliquent à l’identique aux salariés ayant plusieurs employeurs (BOSS, Frais professionnels, § 1030, 01/01/2022).

Salarié sur plusieurs lieux de travail.

Le salarié qui exerce son activité sur plusieurs lieux de travail au sein d’une même entreprise qui n’assure pas le transport entre ces différents lieux et entre ces lieux et sa résidence habituelle peut prétendre à la prise en charge des frais de carburant ou d’alimentation électrique d’un véhicule engagés pour lui permettre de réaliser l’ensemble des déplacements qui lui sont imposés entre sa résidence habituelle et ses différents lieux de travail, ainsi qu’entre ces lieux de travail (c. trav. art. R. 3261-15).

Mise en place.

Le montant, les modalités de cette prise en charge et les critères d’attribution sont déterminés par un accord d’entreprise ou interentreprises ou, à défaut, par un accord de branche (c. trav. art. L. 3261-4).

À défaut d’accord, l’employeur peut procéder par décision unilatérale (DUE), après consultation du comité social et économique (CSE) s’il en existe un.

Modalités de prise en charge.

L’employeur doit faire bénéficier de la prise en charge, selon les mêmes modalités et en fonction de la distance entre le domicile et le lieu de travail, l’ensemble des salariés pouvant y prétendre (c. trav. art. R. 3261-11). L’employeur doit demander aux salariés les éléments justifiant les dépenses engagées, puisqu’il doit être en mesure de les présenter en cas de contrôle (c. trav. art. R. 3261-11).

Le niveau de la prise en charge peut être réduit dans les situations de congés, d’arrêts maladie, embauche ou départ en cours de mois dès lors que ces règles s’appliquent selon les mêmes modalités à l’ensemble des bénéficiaires de cette prise en charge (BOSS, Frais professionnels, § 1050).

En cas de changement des modalités de remboursement, l’employeur doit avertir les salariés au moins 1 mois avant la date fixée pour le changement (c. trav. art. R. 3261-13).

Règles de cumul et de non-cumul.

La prise en charge des frais de transports personnels au titre de la « prime transport » n’est pas cumulable avec la prise en charge des abonnements à des transports publics (c. trav. art. L. 3261-3), y compris sa fraction non obligatoire au-delà de 50 % (BOSS, Frais professionnels, § 930, 01/01/2022).

La prime transport peut en revanche se cumuler avec le forfait mobilités durables, avec toutefois une limite d’exonération sociale et fiscale (voir ci-après).

L’employeur peut aussi opter pour une prise en charge allant au-delà de la seule prime transport et appliquer le régime des indemnités kilométriques pour frais professionnels (voir encadré), mais un plafond d’exonération social et fiscal est applicable (voir ci-après).

❶ Dans une entreprise qui pratique une durée de travail par cycle (par exemple sur 3 semaines) et dont les horaires ne permettent pas aux salariés d’emprunter systématiquement les transports en commun sur l’ensemble du cycle, l’employeur ne peut accorder simultanément une prise en charge sur une base mensuelle des frais de transports publics pour les périodes pendant lesquelles ceux-ci sont disponibles et la prime transport pour les autres périodes.

En revanche, l’employeur peut, au titre des semaines où les salariés empruntent les transports en commun, prendre en charge au moins 50 % de l’abonnement hebdomadaire et accorder, au titre des semaines où les intéressés sont contraints d’utiliser leur véhicule personnel, une indemnisation au titre des frais professionnels (BOSS, Frais professionnels, §§ 940 et 950, 01/01/2022).

❷ Lorsqu’un salarié emprunte pour se rendre à son travail à la fois son véhicule personnel (ex. : pour se rendre à la gare) et un transport collectif (ex. : le train), l’employeur doit prendre en charge 50 % du coût de l’abonnement au moyen de transport collectif. Pour la portion de trajet réalisée avec le véhicule personnel, l’indemnisation du salarié ne peut intervenir que sur le fondement des frais professionnels (conditions liées à l’utilisation du véhicule personnel, justificatif des kilomètres parcourus…) (BOSS, Frais professionnels, § 960, 01/01/2022).

Par ailleurs, le bénéfice de la prime transport ne peut pas se cumuler avec la déduction forfaitaire spécifique (DFS) pour frais professionnels. Il faut donc réintégrer la prime transport dans l’assiette des cotisations (mais pas dans la base CSG/CRDS) avant d’appliquer la déduction forfaitaire (arrêté du 20 décembre 2002, art. 9 modifié ; BOSS, Frais professionnels, § 990, 01/01/2022).

Justificatifs.

L’employeur doit être en mesure de justifier de la prise en charge des frais de carburant ou d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène en disposant des éléments nécessaires qu’il recueille à cette fin auprès des salariés (résidence en dehors d’un périmètre de transports ou utilisation indispensable du véhicule personnel) (BOSS, Frais professionnels, § 980, 01/01/2022).

Il doit aussi être en mesure de présenter la photocopie du certificat d’immatriculation (carte grise) du véhicule du salarié.

En revanche, le montant exonéré de la prise en charge des frais de carburant ou d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène étant forfaitaire, le nombre de kilomètres parcourus est indifférent. Il n’est donc exigé aucun justificatif de dépenses de carburant lorsque la prise en charge n’excède pas la limite d’exonération (voir ci-après).

Si l’employeur prend en charge tout ou partie des frais de carburant ou d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène engagés par ses salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail sous la forme d’une indemnité kilométrique, il doit être en mesure de produire en cas de contrôle les justificatifs nécessaires (ceux relatifs au moyen de transport utilisé par le salarié, à la distance séparant son domicile du lieu de travail, à la puissance fiscale du véhicule, au nombre de trajets effectués chaque mois).

Régimes social et fiscal.

La prime transport est exonérée d’impôt sur le revenu et de toute cotisation et contribution d’origine légale ou conventionnelle, dans la limite de 500 € par salarié et par an, dont 200 € au maximum pour les frais de carburant (essence, diesel) (c. séc. soc. art. L. 136-1-1, III, 4°, e ; CGI art. 8119° ter, b ; BOSS, Frais professionnels, § 970, 01/01/2022).

La limite de 500 € s’apprécie en cumulant la prime transport avec le forfait mobilités durables (voir ci-après), dans l’hypothèse où l’employeur organise également cette prise en charge.

Lorsque la prime transport est cumulée avec les indemnités kilométriques (voir ci-avant), le total des sommes versées peut être exonéré de cotisations dans la limite des frais réellement engagés par le salarié pour ses trajets domicile habituel-lieu de travail.

En outre, l’exonération est subordonnée au respect des conditions attachées à chacun des deux dispositifs (BOSS, Frais professionnels, § 1000, 01/01/2022).

Pour un salarié qui engage 350 € de frais de carburant par an et qui répond aux conditions d’éligibilité à la prise en charge des frais de carburant (« prime transport ») et au versement des indemnités kilométriques (voir encadré), l’employeur peut opter soit pour un versement de 350 € d’indemnités kilométriques, soit pour un double versement d’une prise en charge des frais de carburant de 200 € maximum et d’un complément d’indemnités kilométriques dans la limite de 350 € maximum (BOSS, Frais professionnels, § 1000, 01/01/2022).

En cas d’application d’une déduction forfaitaire spécifique (DFS) pour frais professionnels, la prime transport et les éventuelles indemnités kilométriques doivent être réintégrées dans l’assiette des cotisations de sécurité sociale (mais pas dans la base CSG/CRDS), la DFS n’étant appliquée que par la suite.

ET LES INDEMNITÉS KILOMÉTRIQUES ?

Le BOSS ne traite pas frontalement des modalités du remboursement des frais de transport domicile-lieu de travail sous forme d’indemnités kilométriques. Néanmoins, si on combine les principes du BOSS et les informations du site urssaf.fr à l’heure où nous rédigeons ces lignes, les solutions suivantes semblent pouvoir être dégagées.

Lorsqu’un salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel pour effectuer le trajet entre son domicile et son lieu de travail (transports collectifs inexistants, horaires de travail particuliers), l’employeur peut lui verser des indemnités kilométriques exonérées de cotisations dans les conditions des frais professionnels, (BOSS, Frais professionnels, §§ 390 et 820, 01/01/2022 ; www.urssaf.fr).

Selon le site www.urssaf.fr, aucune exonération n’est admise lorsque l’éloignement du domicile du salarié et l’utilisation de son véhicule personnel résultent de convenances personnelles.

L’employeur doit apporter des justificatifs relatifs, notamment, au moyen de transport utilisé par le salarié, à la distance séparant le domicile du lieu de travail, à la puissance fiscale du véhicule et au nombre de trajets effectués chaque mois (www.urssaf.fr).

Les indemnités kilométriques sont réputées utilisées conformément à leur objet dans la limite des barèmes fiscaux. Au-delà du barème, l’employeur doit justifier de l’utilisation effective des indemnités conformément à leur objet. À défaut, la fraction excédentaire est assujettie à l’ensemble des charges sociales.

Le forfait mobilités durables : pour une prise en charge des transports alternatifs

Prise en charge facultative.

L’employeur n’est pas tenu de mettre en place le forfait mobilités durables, mais s’il le fait, il doit en faire profiter tous les salariés, selon les mêmes modalités, entrant dans le champ d’application (c. trav. art. R. 3261-13-2).

Il doit procéder selon les mêmes modalités que pour la « prime transport » (voir plus haut) : accord collectif ou, à défaut, décision unilatérale de l’employeur après consultation du CSE s’il en existe un (c. trav. art. L. 3261-4).

Salariés concernés.

Toutes les catégories de salariés et assimilés peuvent bénéficier du forfait mobilités durables, y compris les apprentis et les stagiaires (BOSS, Frais professionnels, § 1100, 01/01/2022).

Le BOSS a fait entrer dans la catégorie des bénéficiaires du forfait mobilités durables les stagiaires qui ne sont pas titulaires d’un contrat de travail.

Les modalités de prise en charge des salariés à temps partiel sont identiques à celles de la participation aux frais de transport publics ou de vélo (voir plus haut). S’agissant de salariés qui exercent leur activité sur plusieurs lieux de travail au sein d’une même entreprise n’assurant pas le transport entre ces différents lieux et entre ces lieux et la résidence habituelle, ils peuvent aussi bénéficier du forfait mobilité durables pour les frais qu’ils engagent pour réaliser les déplacements qui leur sont imposés (BOSS, Frais professionnels, § 1190, 01/01/2022).

Ni le décret d’application du forfait mobilités durables, ni le BOSS ne prévoit la situation des salariés multi-employeurs.

Trajet et modes de transports couverts.

Le forfait mobilités durables permet la prise en charge de tout ou partie des frais engagés par les salariés se déplaçant, pour le trajet entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail (c. trav. art. L. 3261-3-1 et R. 3261-13-1 ; BOSS, Frais professionnels, § 1110, 01/01/2022) :

-avec leur cycle personnel, le cas échéant à pédalage assisté (ex. : vélo, vélo électrique), hors frais d’abonnement aux transports publics déjà pris en charge à titre obligatoire ;

-avec leur engin de déplacement personnel motorisé, de type trottinette électrique dont ils sont propriétaires ;

-en tant que conducteur ou passager en covoiturage ;

-en transports publics de personnes, hors frais d’abonnement aux transports publics déjà pris en charge à titre obligatoire (ex. : billet à l’unité à l’occasion d’un pic de pollution) ;

-avec un cyclomoteur, une motocyclette ou un engin de déplacement personnel motorisé ou non (ex. : trottinette, gyropode), en location ou en libre-service, avec ou sans station d’attache et accessible sur la voie publique (lorsqu’ils sont motorisés, ces modes de transports doivent être équipés d’un moteur non thermique ou d’une assistance non thermique) ;

-avec un service d’auto-partage (c. transport art. L. 1231-14), s’il s’agit de véhicules électriques, hybrides rechargeables ou à hydrogène.

Justificatifs.

La prise en charge prend la forme d’une allocation dénommée forfait mobilités durables. Elle est versée sous réserve de son utilisation effective conformément à son objet. Elle est réputée utilisée ainsi si l’employeur recueille auprès du salarié, pour chaque année civile, un justificatif de paiement ou une attestation sur l’honneur relatif à l’utilisation effective d’un ou plusieurs des moyens de déplacement visés par le dispositif (c. trav. art. R. 3261-13-2 ; BOSS, Frais professionnels, § 1160, 01/01/2022).

Régime social et fiscal.

Le forfait mobilités durables est exonéré d’impôt sur le revenu et de toute cotisation et contribution d’origine légale ou conventionnelle, dans la limite de 500 € par salarié et par an (c. séc. soc. art. L. 136-1-1, III, 4°, e ; CGI art. 8119° ter, b).

L’exonération attachée au forfait mobilités durables ne peut pas se cumuler avec la déduction forfaitaire spécifique (DFS) pour frais professionnels. En cas d’application d’une DFS, le montant du forfait mobilités durables doit être intégré dans l’assiette des cotisations et contributions sociales (mais pas dans la base CSG/CRDS) (arrêté du 20 décembre 2002, art. 9 modifié ; BOSS, Frais professionnels, § 1170, 01/01/2022).

Cumul avec la « prime transport ».

Le forfait mobilités durables est cumulable avec la « prime transport ». L’avantage résultant des deux prises en charge est exonéré d’impôt sur le revenu, de cotisations et de CSG/CRDS à hauteur d’une limite globale de 500 € maximum par salarié et par an, dont 200 € maximum pour les frais de carburant (essence, diesel) dans le cadre de la prime transport (CGI art. 8119° ter b ; c. séc. soc. art. L. 136-1-1, III, 4°, e et L. 242-1 ; BOFiP – RSA-CHAMP-20-30-10-20, § 397-28/05/2021).

Un salarié bénéficie de la prise en charge des frais de carburant pour 75 €, du forfait mobilités durables pour 175 €, et des frais d’alimentation d’un véhicule électrique pour 350 €, soit un total de 600 €, dépassant la limite de 500 €. L’avantage résultant de leur prise en charge est assujetti et imposé à hauteur de 100 €.

Le remboursement d’éventuels frais de stationnement du véhicule (sur la base du tarif le plus économique) est aussi pris en compte pour déterminer la limite de 500 € (BOSS, Frais professionnels, § 1150, 01/01/2022).

TITRE-MOBILITÉ

Depuis le 1er janvier 2022, plutôt que de procéder par remboursement, l’employeur peut prendre en charge la prime transport et le forfait mobilités via une solution de paiement dématérialisée et prépayée, intitulée « titre-mobilité ». Sur le modèle des tickets-restaurants, le titre-mobilité est émis par une société spécialisée, qui les cède à l’employeur contre paiement de leur valeur libératoire et, le cas échéant, d’une commission. Il peut être délivré aux salariés pour être utilisé dans les magasins de vélos, les plateformes de covoiturage, etc. La durée de validité des titres-mobilité, qui est fixée par l’émetteur, doit s’étendre au moins jusqu’au dernier jour de l’année civile au cours de laquelle ils ont été émis. (c. trav. art. L. 3261-5 à L. 3261-10 et R. 3261-13-3 à R. 3261-13-9 ; décret 2021-1663 du 16 décembre 2021, JO du 17).

Cumul avec la prise en charge « transports en commun ».

Le forfait mobilités durables peut se cumuler avec la prise en charge obligatoire de la moitié des frais de transports publics ou de services publics de location de vélos (voir plus haut). Toutefois, pour les sommes versées à partir de 2021, l’avantage résultant de ces deux prises en charge ne peut être exonéré d’impôt et de cotisations que dans la limite de 600 € ou, s’il est plus élevé, du montant de la prise en charge obligatoire aux frais de transports publics (CGI art. 8119° ter. b ; loi 2021-1104 du 22 août 2021, art 128, JO du 24 ; BOSS, Frais professionnels, § 1140, 01/01/2022 ; www.urssaf.fr).

Ainsi, en cas de cumul, la prise en charge au titre du forfait mobilités durables est exonérée de cotisations dans la limite de 600 € par an, déduction faite de la prise en charge obligatoire par l’employeur de l’abonnement au titre des transports publics.

Un salarié dépense 700 € par an au titre de son abonnement aux services de transports en commun pour réaliser ses trajets domicile-lieu de travail. L’employeur a l’obligation de prendre en charge 50 % de cet abonnement annuel soit 350 €. Celui-ci souhaite également verser à son salarié qui utilise le vélo pour se rendre à la gare un forfait mobilités durables de 280 € par an. Dans la mesure où il prend déjà en charge 350 € au titre de l’abonnement aux transports en commun, la part du forfait mobilités durables qui peut être exonérée est limitée à 250 € (600 – 350) (BOSS, Frais professionnels, § 1140, 01/01/2022).

Cumul avec les indemnités kilométriques.

Le réseau des URSSAF précise sur son site Internet que le cumul entre le forfait mobilités durables et le versement d’indemnités kilométriques est possible dans la limite des frais réellement engagés par le salarié pour effectuer ses trajets entre sa résidence habituelle et son lieu de travail.

En pratique, ce cumul ne peut concerner que le conducteur en covoiturage, seule personne éligible au forfait mobilités durables pouvant éventuellement remplir les conditions pour bénéficier d’indemnités kilométriques, à savoir être contraint d’utiliser son véhicule personnel pour se rendre de son domicile à son lieu de travail (www.urssaf.fr).

Maintien possible de l’indemnité kilométrique vélo.

Le forfait « mobilités durables » a remplacé l’indemnité kilométrique « vélo » de 25 centimes d’euro par kilomètre (c. trav. art. D. 3261-15-1 et D. 3261-15-2 abrogés). Toutefois, les employeurs qui, au 11 mai 2020, versaient cette indemnité dans les conditions prévues par la réglementation antérieure, peuvent continuer à le faire. Ils sont alors regardés comme versant le forfait « mobilités durables » (décret 2020-541 du 9 mai 2020, art. 2). Les conditions de cumul prévues pour le forfait mobilités durables sont alors applicables (BOSS, Frais professionnels, § 1200, 01/01/2022).

Règles de cumul des prises en charge de frais de transport
Participation de 50 % aux abonnements à des transports publics de personnes ou à des services publics de location de vélos Prime transport (frais de carburant, d’alimentation électrique, etc.) Forfait mobilités durables
• Pas de cumul avec la prime transport.

• Cumul possible avec le forfait mobilité durable dans la limite d’exonération la plus élevée entre :

-600 € ;

-ou le montant de la prise en charge obligatoire des abonnements à des transports publics de personnes ou à des services publics de location de vélos (1).

• Cumul possible avec la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels.

• Pas de cumul avec la prise en charge des abonnements à des transports publics de personnes ou à des services publics de location de vélos.

• Cumul possible avec le forfait mobilité durable, dans une limite d’exonération globale de 500 €, dont 200 € maximum pour les frais de carburant (ex. : essence).

• Cumul possible avec le versement d’indemnités kilométriques dans la limite des frais réellement engagés par le salarié pour effectuer ses trajets entre sa résidence habituelle et son lieu de travail.

• Pas de cumul avec la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels.

• Cumul possible avec la prise en charge des frais de transports publics de personnes ou à des services publics de location de vélos dans la limite d’exonération la plus élevée entre :

-600 € ;

-ou le montant de la prise en charge obligatoire des abonnements à des transports publics de personnes ou à des services publics de location de vélos (1).

• Cumul possible avec la prime transport, dans une limite d’exonération globale de 500 €, dont 200 € maximum pour les frais de carburant (ex. : essence).

• Cumul possible avec le versement d’indemnités kilométriques dans la limite des frais réellement engagés par le salarié pour effectuer ses trajets entre sa résidence habituelle et son lieu de travail (2).

• Pas de cumul avec la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels.

(1) Exonération dans la limite de 50 % du titre d’abonnement. (2) Source : www.urssaf.fr